[玩软件] 如何将Word转换成Excel
作者:CC下载站 日期:2022-10-01 01:10:00 浏览:75 分类:玩软件
如果需要把一个列表或数据表格从Word转移到Excel中,你大可不必逐条地复制信息并粘贴到电子表格中对应的单元格中。只用对Word文档进行相关的格式调整,只用点击几下鼠标,就能将整个文档轻松导入Excel。
步骤
方法 1 方法 1 的 2:转换列表
-
1
了解文档将如何转换。当把文档导入Excel时,要使用某些字符来确定哪些数据导入Excel电子表格中的每个单元格。通过在导入前进行格式化,你就可以控制最终电子表格如何显示,同时尽量减少必须执行的手动格式化。在把一个大型表格从Word文档导入到Excel时,这一点尤其有用。
- 当列表包含多个条目,每个条目的格式都相同(地址、电话号码、电子邮件地址等)时,这种方法效果最好。
- 2 扫描文档中的格式错误。在开始转换之前,要确保每个条目的格式都是相同的。这意味着你需要修复任何标点错误,或重新整理任何与其他条目不匹配的条目。这样可以确保数据在转移时不会出现错误。
-
3
在Word文档中显示格式化字符。显示通常隐藏的格式化字符有助于你确定分割条目的最佳方式。你可以通过点击"主页"选项卡中的"显示/隐藏段落标记"按钮,或者按Ctrl+⇧ Shift+*来显示它们。
- 大多数列表要么在每行的末尾有一个段落标记,要么在每行的末尾和条目之间的空白行同时都有一个段落标记。你将使用这些标记来插入字符,Excel会用这些字符来区分单元格。
-
4
替换每个条目之间的段落标记,从而去掉多余的空格。Excel将用条目之间的空格来确定行,但是现在你需要删除空格来完成格式化过程。别担心,稍后会把空格加回去的。当一个条目的末尾和条目(一行两个)之间空格中有一个段落标记时,这种方法最有效。
- 按Ctrl+H打开"查找和替换"窗口。
- 在"查找"字段中输入^p^p。这个代码代表一行中有两个段落标记。如果每个条目都是只有一行,并且它们之间没有空行,那就使用^p。
- 在"替换"字段中输入分隔字符。确保它不是文档中很多地方都出现过的字符,比如~。
- 点击全部替换。你会注意到条目可能会组合在一起,但只要分隔字符在正确的位置(在每个条目之间),这就不是问题。
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5
将每个条目分隔到不同的字段中。现在条目已经被分隔开来,以便它们出现在随后的行中,你需要定义每个字段中将出现什么数据。例如,如果每个条目第一行是名称,第二行是街道地址,第三行是州和邮政编码,你可以:
- 按Ctrl+H打开"查找和替换"窗口。
- 在"查找"字段中移除一个^p标记。
- 将"替换"字段中的字符更改为逗号,。
- 点击全部替换。这样将会用逗号分隔符替换其余的段落符号,逗号分隔符将会把每一行分隔为一个字段。
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6
替换分隔字符以完成格式化过程。当你完成了上面的两个"查找和替换"步骤后,你的列表看起来不再像是一个列表了。所有内容都在同一行上,每个数据之间都有逗号。最后的"查找和替换"步骤将会把数据返回到一个列表中,同时保留定义字段的逗号。
- 按Ctrl+H打开"查找和替换"窗口。
- 在"查找"字段中输入~(或者你最初选择的任何字符)。
- 在"替换"字段中输入^p。
- 点击全部替换。这样将会把条目拆分成由逗号分隔的单个分组。
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7
将文件另存为纯文本文件。现在已经完成了格式化,可以把文档另存为文本文件了。这样,Excel就能读取并解析你的数据,从而将它们归入正确的字段。
- 点击"文件"选项卡,并选择"另存为"。
- 点击"保存类型"下拉菜单,并选择"纯文本"。
- 命名文件并点击保存。
- 如果出现"文件转换"窗口,直接点击 确定 。
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8
在Excel中打开文件。现在你已经将文件保存为纯文本格式,你可以在Excel中打开它。[1]
X
研究来源
- 点击"文件"选项卡,并选择"打开"。
- 点击"所有Excel文件"下拉菜单,然后选择"文本文件"。
- 点击"文本导入向导"窗口中的下一步>。
- 在分隔符号列表中选择"逗号"。你可以在底部的预览中看到条目是如何分隔的。点击下一步>。
- 选择各列的数据格式,并点击完成。
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